Preparando uma reunião bem-sucedida - Verificação da sala de reuniões

Dê tempo para preparação e ensaio e dê tempo entre as sessões para redefinir as salas de reunião. Reserve todas as salas de reuniões em blocos de 24 horas. Verifique quando os apresentadores chegarão e se eles precisam de tempo de ensaio antes do horário de início programado, verifique se eles não estão jogando no vera & john.

1.Plano de assentos. As mesas e cadeiras estão dispostas da maneira correta para o formato da reunião? O tamanho da sala é adequado para o número de pessoas que estarão presentes? Existem paredes removíveis e a sala é à prova de som das salas adjacentes e do foyer? Paredes móveis geralmente não são à prova de som. Uma solução à prova de som é executar duas paredes de ar paralelas para criar um corredor estreito entre elas.

2. Localização de cadeiras adicionais. Verifique se há cadeiras extras disponíveis e de fácil acesso.

3. Temperatura da sala Localize os controles climáticos da sala (ar condicionado/aquecimento). Comece com a sala mais fria do que o habitual, a sala vai aquecer com mais pessoas no espaço e assim que as portas estiverem fechadas.

4. Teleprompter, equipamento de tradução e audiovisual Certifique-se de que todo o equipamento necessário para a reunião esteja no local e pronto para uso.( Microfone de mão com suporte, microfones de lapela, quadro branco com marcadores ou projetor e tela com ponteiros laser)

Verifique a capacidade de alimentação e as tomadas. As tomadas elétricas estão disponíveis para conectar computadores laptop? Existe conectividade telefônica e é necessária? Conectividade com a Internet? Instalações sem fio?

5. Pódio com luz e riser. Verifique se esses itens estão disponíveis se solicitados pelo orador ou facilitador.

6. Mesa de apresentação com jarro de água, copos, lápis e blocos de notas.

7. Decorações que reforçam o tema do encontro e o esquema de cores. Verifique se todas as decorações estão em conformidade com os regulamentos de incêndio.

8. Arranjos florais e plantas.

9. Sinalização Verifique a localização da sinalização – é clara e visível?

10. Gravador de fita se uma gravação de áudio estiver sendo feita e operador. Dependendo da duração da apresentação, certifique-se de que haja suprimentos/fitas de áudio adequados para acomodar.

11. Iluminação, por exemplo, sobre a cabeça, obscurecida, feixe variável, holofotes, luzes estroboscópicas, efeitos especiais, luzes com interruptores dimmer.

12. Posição dos interruptores de luz.

13. Existe circuito fechado de TV? A segurança é adequada?

14. Transmissão de rádio e TV, gravação de vídeo?

15. Acesso para cadeira de rodas e alocação de espaço no corredor.

O planejamento cuidadoso contribui para uma execução impecável e uma chance para os participantes tirarem o máximo proveito das sessões que participam.