Como iniciar reuniões no horário

Veja como começar a tempo.

1) Faça parte da agenda.

Coloque a hora de chegada na agenda. Por exemplo, para uma reunião agendada para começar às 9h, você pode colocar "8h50 - - - Chegar à reunião" no topo da agenda.

Um horário de chegada é útil porque permite que todos tenham tempo para socializar, tomar café ou organizar materiais antes da reunião. Também garante que todos estejam presentes no horário de início programado.

2) Ofereça um mimo.

Forneça café, suco ou um prato de legumes antes da reunião. Isso pode ser especialmente bem-vindo para reuniões de dia inteiro frequentadas por pessoas de outros locais. Proporciona um momento de convívio entre os visitantes e pode também proporcionar uma refeição para quem veio de fora da cidade.

Mas aqui está o problema: ofereça a guloseima apenas durante o horário de chegada. Em seguida, guarde-o assim que a reunião começar.

E outro ponto: sirva lanches que tornem as pessoas mais produtivas (como frutas) em vez de coisas que as enchem e amortecem seus cérebros (como rosquinhas).

3) Dê o exemplo.

Chegue às suas reuniões antes do horário marcado para começar. Você pode usar o tempo para se certificar de que a sala está configurada corretamente. E você pode cumprimentar os participantes à medida que eles chegam. Isso ajuda você a parecer no controle do processo de reunião desde o início.

E, claro, chegue pontualmente às reuniões de todos os outros.

4) Facilite.

Agende suas reuniões para começar em horários estranhos, como 9h10. Isso permite que todos que estavam em uma reunião de uma hora que começou às 8h viajem para sua reunião. Da mesma forma, encerre suas reuniões pelo menos dez minutos antes da próxima hora para que os participantes tenham tempo de viajar para a próxima reunião.

5) Venda com agilidade.

Envie um memorando ou e-mail enfatizando a importância de chegar na hora. Ligue para os principais participantes para lembrá-los da hora de início da reunião. Dê às pessoas um motivo para chegar na hora, como pedir a um alto executivo para fazer uma observação inicial.

Ideia bônus: deixar o executivo sair depois de fazer o comentário inicial. Essas pessoas estão muito ocupadas.

6) Espere agilidade.

Se for a sua empresa (ou departamento, etc.), você pode dizer às pessoas que elas devem ser pontuais. Em seguida, aplique isso tornando-o uma dimensão de desempenho. Da mesma forma, chegue a tempo para demonstrar seu compromisso. E quando necessário, faça uma sessão de coaching particular com quem precisa de ajuda para entender suas expectativas.

7) Seja realista.

Perceba que algumas pessoas estão além do coaching por causa de sua atitude ou relacionamento com você. Além disso, reconheça que é impossível garantir que todos sempre chegarão no horário em todas as reuniões. Sempre haverá emergências, surpresas e aqueles poucos que se recusam a cooperar.

Ponto de bônus: peça que as pessoas lhe digam se esperam se atrasar. Se necessário, remarque a reunião para acomodá-los.